› Dropbox
ご存じで既に使っている方もいらっしゃるでしょうけども、簡単にご説明すると、ファイル共有とバージョン管理のソフトといったところでしょうか。Aというパソコン内の指定フォルダ内にあるファイルが、Bというパソコンの指定フォルダ内のファイルと双方向で同期されます。オンラインでAB間のファイルが共有されている感じですね。
我々行政書士にとって何がいいかというと、1つの案件を1つのPCだけで完結できないケースが結構あると思うので、「ああ、昨日編集したファイルが欲しいのに」という場面でバージョンを気にする必要がない、つまりどのPCで触っても最新のバージョンになっているという点ですね。というか、10年前と違って1人が1台のPCだけ触り続ける、あるいは複数人が1台のPCをシェアする、ということはだんだん少なくなってきていると思うので、こういったファイル共有（同期）とかバージョン管理のソフトが必要なんですね。
オンラインにデータを一旦渡すので、セキュリティの不安というのはありますけど、DropboxはAmazon S3というものをストレージに使っているらしく、ほぼ世界最高水準らしいので（http://goo.gl/DqfcF）、「ここで漏れちゃあ仕方ないかな」という気持ちで僕は使っております。ただし、あくまで僕の責任の及ぶ範囲内です。
追記今回の稿は行政書士のワークスタイルに関する各論をテーマにしているので、その観点で考えてみると、こういうサービスは使いまくるに限ると思います。
セキュリティについてですが、そもそも外部に漏れると致命的なデータをDropboxに預けないというくらいの配慮は、行政書士の職制上必要かも知れません。何がどこまで致命的かは、漏れた場合にどこまで自分で責任が取れるか、ということによるでしょう。
労働集約型の行政書士業務に於いては、使える時間と場所などに限りがあるので、これを拡張することは生産性に直結する問題になるはずです。普通は時間とか場所とかを拡張しようとすると結構金がかかるものなので、0円～数百円でこれができるのであれば、非常に効率のいい投資ということになります。
具体的にいうと、DropboxをインストールしているPCさえあれば、どこにいても進行中の案件に触れるということなので、細切れの時間を使ってちょっとずつ仕事を進められるということですね。「こないだ客先に送ったファックスの元データを見たいが自宅のPCの中で出先から見られない」というようなこともなくなります。
自分以外の人とプロジェクトをシェアしている場合には、その案件のフォルダだけ同期設定しておけば、お互いの進捗を管理できますので、紙の資料を持ち寄って打合せする機会を省略できます。省略というか、打ち合わせできる機会を他のことを話す機会に変えられます。
色々効率化していくと、現実的に考え得る効率的な実務スタイルは恐らく「事務所にプリンタ等接続のメインPC、出先に持ち歩く軽いノートPC、客先で最低限の打合せして動きながら実務」というスタイルに落ち着くと思うんです。多少なりとも実務に触る行政書士のワークスタイルというのは。そのスタイルには必須とはいわないまでも、かなり助かるサービスなので、使いながらカスタムされるのが宜しいのではないかと。
ついでに、僕は仙台なので先の震災でおどげでねえ（お道化でない＝冗談で済まない＝尋常でない。仙台弁でとんでもないの意）くらい事務所がひっちゃかめっちゃかになり、PCのデータも飛んだのですが、Dropboxに全部上げていたので、すぐダウンロードして復旧できました。いざという時のバックアップにもなりますよ。
某お師匠さんの運営されているメルマガで書かせていただいている記事を加筆修正して再掲しています。
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