行政書士事務所を組織的に運営することの理論と実践、がこのブログのテーマですが、本稿は直接関係ないものになる可能性が高く、ツール系の話になります。塩谷は主に業務効率化を主戦場にしており、集客とか新分野開拓、ファイナンス、人事考課、業界予測などその他諸々、経営者として持つべき素養のほとんどが片手間、見様見真似、ただし伝聞による、という状況です。悲しいです。
業務効率化についても、自分のステージが変わることで目線が変わり、会社（事業）全体の効率性という視点でスパイラルアップさせていくため、個人の効率性、合理性はあまり関係なくなってくるものです。事業全体として業務が効率化されることを考えるようになるわけで、その中で僕個人の効率が多少犠牲になっても全体がスムーズに動くのであれば、甘受すべきでしょう。近年は組織内の整備をしてきたので、個人の業務効率は踊り場でした。
今年度に入ってから、個人の効率を見直しはじめまして、セッティングしています。本人の備忘として中間報告しておきます。僕は個別のツールというより、どういうワークスタイルに照準を合わせるか、からブレイクダウンしてツールを選んでいきます。合目的性というやつだな、うん。
モニタ
まず、自分のデスクで使っているモニタを1枚にしました。10年来デュアルモニタといってモニタを複数（24インチ×2枚）置きデスクトップ領域を広げていましたが、もしかしてこれは不合理ではないのか、という疑問が数ヶ月続いていたので、思い切って常駐するモニタを1枚にしてモニタアームで吊るしてみたところ、ストライクでした。デュアルモニタにするメリットとして殊更強調されるのが作業領域が広いというものですが、俺の仕事は作業なのかと自問したところ、作業ではないのだな。
現在はWinでもMacでも仮想デスクトップがあるので、複数のモニタを目で行ったり来たりするより、キーボードショートカットで目的のデスクトップを目の前に持って来る方が早いし、思考の整理、切り替えも同時にできるので、仮想デスクトップお勧めです。あとあれよね、デュアルってぱっと見派手だしメカメカしいから、やってる感出るってことでしょ、そんなもの虚構だ。
FXトレーダー、Web作成者、コーダーなど、24インチに収まらない情報を常時表示し続けなければ業務が滞る仕事の方以外は、もう多分デュアルは不要なのではないかなと思いました。特に行政書士をはじめとした士業なんて、3つ以上の情報を同時に閲覧必要なタスクって殆どないと思うんで。24インチあれば2つのアプリケーションを並列させて十分なくらいの領域があるでしょう。
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キーボード
キーボードをめっちゃ良いのに変えました。現在僕の使用頻度が高いマシンは後述する通りiPad Proですが、20,000字〜を超えるようなちょっとまとまった文章を書く際、やはり重めのキーボードを使う方が楽です。SNSの時代ですから、Webに載るのは自撮りをはじめとして価値の暴騰した写真、文章はキャプション程度と相場が決まっていますが、日本語を使った専門技術者としての我々は、やはりハッシュタグにならない文章を書く必要があるのではないだろうか。
このキーボードで一番気に入っている点は、ともかく疲れない、指が死なない、腱鞘炎にならない、あと黒くて格好いい。まとまった文章を書くときの敵は、頭のなかのことがスムーズにモニタの中に流れていかないことだと思いますが、フィジカルな疲れが結構この流れを邪魔するので、そういう点でこのキーボード非常に気に入っております。
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iPad Pro
iPad Proを買って、ほとんど全部の仕事をこれで済ませるようにしました。よくある疑問として、iPadはノートパソコンの代わりになるかという議論ですが、現在出ているiPad Proは代わりになりますね、ほぼ完全に。
僕の現在の業務のうちメインは、日々刻一刻と流転する業務、情報について判断する、指示する、まとめて考える（全部移動しながら）となっており、後はスケジューリングされた打ち合わせ、ミーティング、会議の類なので、入ってくる情報に手元の情報を合わせて、考えて、情報を出す（メールとかチャットとか何らかのメッセージとか）が主なタスクになっています。以前は、動きながらいつでもデスクと同じ状態で仕事するためにずっとMacBook Proを持ち歩いておりましたが、本当にこんなフル装備が必要なのかと自問したところ、そんなことなかった。あと、主に加齢によるものと思いますが、もうMacBook Pro重くて疲れるんです。
そろそろiPadがノートパソコンに置き換わらないかなーと、これまで4台ほど買い換えてきましたが、今回のiPad Proで代替可能になりましたね。お勧めです（ちなみに僕はWifi版じゃなくてセルラー版買って、楽天モバイルで格安運用してます、ご興味がある方は検索！）。だって今のiPadってスキャンできてZIPも開けるんだぜ、なんでもできるじゃん。
僕はデスクトップもスマホも全部Appleです。信者というほどではないですが、Appleの方が互換性が高いんで、Appleハード圏に丸っきり全部統一してしまってます。あと中期的に見て安いしね、メインのデスクトップはもはや8年近く使ってるMac Miniですが、全く不調の色を見せない。あと5年はいけると思う。もちろん必要なときにはWinも使う、だがどうしてもWinでなければならない局面はほとんどない。
ちなみに買うならセルラー版お勧めします。もちろんカフェのWifiやスマホのテザリングなどもあるのだが、全く意識せずにいつでも出してじゃじゃっと始められる便利さには敵わない。あと純正キーボードとペンもあったほうが良い。全部足すとまあまあ良いノートパソコン買える値段になりますが笑
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NAS
次にすべきこととして保留タスクになっていることは、NAS導入だろうなーと思います。組織維持とも関係することだと思いますが、僕の会社では膨大に発生する案件の過去書類などを全てスキャンして保管しており（バックアップとかセキュリティはがっちりやってます）、アクティブな案件以外の紙は全て廃棄しています。スキャンされたデータはオフィスのHDD内に保存されており、しゃしゃっと検索すると過去の案件情報が即時閲覧可能というエクセレントなセッティングになっていますが、唯一にして絶対の欠点が「オフィスにいてネットワーク内にいないと見れない」です。これまで取ってきた対策は「じゃあ見ない」だったのですが、これがネットワーク外でも見れるならまた大幅にワークスタイルが変わるな、という予感があるので、NAS導入してしまおうと思っています。
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総論として、効率を下げる要因には物理的なものと抽象的なものがあるが、抽象的な障害は無限に発生するので、せめて物理的な要因だけでも極力排除しておきたいものだという感じです。自分にとって一番有利な物理的状況をつくってから抽象的な要因に立ち向かっていくというか。